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Virtuelle Teams – Wie die digitale Zusammenarbeit funktioniert

Seit Corona die meisten am Computer Arbeitenden ins Homeoffice geschickt hat, ist virtuelle Zusammenarbeit wichtiger denn je. Sei es über Videocalls oder dem Telefon, die technischen Voraussetzungen sind bereits vorhanden.

 

Wenn es um Zusammenarbeit geht, spielt der Austausch zwischen allen Beteiligten eine zentrale Rolle. Ist der Austausch erfolgreich und produktiv, gilt die Zusammenarbeit als gelungen.

Das ist erstmal unabhängig davon, ob das ganze virtuell oder vor Ort erfolgt.

 

Um diesen Austausch ideal zu gestalten sind vier Aspekte zentral:

 

  1. Einfachheit

 

  1. Ordnung

 

  1. Prägnanz und

 

  1. Stimulanz

 

Wenn es darum geht, die virtuelle Zusammenarbeit möglichst einfach zu gestalten, spielen die Werkzeuge, die dabei genutzt werden, eine essenzielle Rolle.

Es gibt derzeit eine ganze Reihe von Werkzeugen auf dem Markt, mit denen die virtuelle Zusammenarbeit gestaltet werden kann.

Angefangen von Videokonferenztools, über virtuelle Whiteboards bis hin zu Umfragetools.

Hier kann man schnell den Überblick und vor allem den Fokus auf das Wesentliche verlieren.

Es geht um die Sache und nicht um das Tool.

 

Bei der Auswahl eines kollaborativen Arbeitsmittels sollte man sich daher immer zwei Fragen stellen.

Welche Funktionen werden benötigt und was ist die einfachste Möglichkeit?

 

  1. Einfachheit

Tools, die alle Beteiligten schon kennen oder sogar regelmäßig einsetzen sind immer vorzuziehen, denn hier sind die Hürden der Einarbeitung am geringsten.

Manchmal reicht es tatsächlich auf einer geteilten Präsentation zu arbeiten, anstatt sich auf einem virtuellen Whiteboard abzumühen.

Wenn es zwingend ein neues Tool sein soll, wie zum Beispiel ein virtuelles Whiteboard, dann sollte unbedingt Zeit für die Einarbeitung in das Tool eingeplant werden. Es ist sinnvoll, einen Termin nur für das Onboarding einzurichten.

So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter in der eigentlichen Zusammenarbeit das Tool auch wirklich nutzen können.

 

  1. Ordnung

Der zweite Aspekt für eine gelungene Zusammenarbeit ist Ordnung.

Für den Verantwortlichen der Zusammenarbeit bedeutet das in jedem Fall eine konkrete Planung des Projektes bzw. eine detaillierte Agenda für den Termin.

Teilnehmende können aber auch für mehr Ordnung und Übersicht sorgen. Zum Beispiel in dem ein festes Setup für die virtuellen Arbeitsmittel überlegt wird. So ist später während der eigentlichen Arbeit eine schnellere und intuitive Arbeitsweise möglich.

Hilfreich ist hier auch, mehr als einen Bildschirm zu nutzen für mehr Überblick.

 

  1. Prägnanz

Der dritte Aspekt für eine gelungene Zusammenarbeit ist Prägnanz. Hier spielen insbesondere Länge bzw. Kürze eine Rolle.

Gerade in der virtuellen Zusammenarbeit ist die Aufmerksamkeit und verminderte Konzentrationsfähigkeit eine große Herausforderung. Der Organisator der Zusammenarbeit kann die Aufmerksamkeit aufrechterhalten, in dem Theorie, Input und Impulse so kurz wie möglich gehalten werden.

Mehr denn je gilt so schnell wie möglich auf den Punkt zu kommen und Details schneller auf Nachfragen zu beantworten.

So sollte ein Theorieblock nicht länger als 15 bis 20 Minuten sein.

Für alle längeren Workshops und Meetings sollten auf jeden Fall mehr Pausen als gewöhnlich eingeplant werden. Alle 45 bis 60 Minuten eine 10-minütige Pause haben sich als sehr erfrischend erwiesen.

Das bedeutet allerdings auch, dass ein Workshop, der sonst auf einen Tag geplant ist, jetzt möglicherweise besser auf zwei Tage verteilt wird.

 

  1. Stimulanz

Der letzte Aspekt für eine gute Zusammenarbeit ist Stimulanz. Vielleicht ist das in der virtuellen Zusammenarbeit sogar der Wichtigste.

Gerade weil die dauerhafte Arbeit am Computer besonders ermüdend ist, braucht man hier wesentlich mehr Stimulanz. Alle Beteiligten in der Zusammenarbeit aktiv einzubeziehen ist nicht nur sinnvoll für das Ergebnis, sondern auch sehr stimulierend.

In Workshops oder Meetings bietet sich als erste Maßnahme ein häufiger Wechsel zwischen Input und Erarbeitung an. Die Erarbeitung kann dabei allein oder in Gruppen erfolgen.

Für Gruppenarbeiten bieten einige Videokonferenztools Gruppenräume oder sogenannte Break-Out-Rooms an. Die Phase der Erarbeitung kann allerdings auch remote erfolgen. Das heißt, in einem kurzen Meeting wird Input geteilt und Aufgaben zugewiesen. Anschließend ziehen sich alle Teilnehmenden für einen vereinbarten Zeitraum zurück und verlassen auch den Videocall.

Zu einem neuen Termin werden die erarbeiteten Ergebnisse mitgebracht, vorgestellt und die nächsten Schritte geplant.

Gerade in größeren Meetings oder Events sind Q&A Sessions ein gutes Mittel, um Interaktion zu befördern. Diese können durch digitale Umfrage Tools unterstützt werden. Auf diese Weise können sich alle Teilnehmenden aktiv einbringen und werden nicht nur frontal beschallt.

 

Eine weitere wichtige Stimulanz sind Visualisierungen. Sei es durch Bilder, GIFs oder kleine Videoclips in Präsentationen oder auch durch Scribbles oder Graphic Notes auf virtuellen Whiteboards.

Visualisierungen helfen auf der einen Seite das Gehörte besser zu verarbeiten, auf der anderen Seite können spaßige oder auch abwegige Inhalte aufgelockert werden.

 

Wenn bei der Planung der virtuellen Zusammenarbeit auf alle vier Aspekte eingegangen wird, kann eine virtuelle Zusammenarbeit produktiv und erfolgreich durchgeführt werden. Nicht zu vernachlässigen ist hierbei die technische Ausstattung: Eine stabile Verbindung zum Internet sollte Grundvoraussetzung sein, damit datenintensive Videokonferenzen abgehalten werden. Auch eine moderne Telekommunikations Anlage ist für die Durchführung reibungsloser Telefon-Konferenzen ebenfalls vonnöten.

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