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Vorteile von Online Meetings

Was bereits feststeht ist, dass die Tagungs- und Eventbranche nie wieder so sein wird wie vor der Coronapandemie. Grund dafür ist der Strukturwandel, der bereits vor der Coronapandemie begonnen hatte und durch die Krise nochmal enorm beschleunigt wurde. Der Trend mit virtuellen und hybriden Events wird daher noch mehr zunehmen.

Während der Pandemie sind Tätigkeiten wie der Austausch über Fachthemen und das Teilnehmen an Produktevents zur selbstverständlichen Routine geworden. Einen riesigen Entwicklungssprung in Richtung Digitalisierung gab es durch die Art und Weise, wie Meetings, Tagungen und Events durchgeführt werden könnten. Zumindest für diejenigen, die sich den neuen Herausforderungen gestellt und nicht einschüchtern haben lassen.

Vorzüge des Digitalen

Nicht alles, was digital umgesetzt wurde, ist eine Notlösung. Das ist vielen, die sich durch die starken Kontaktbeschränkungen nach Live-Erlebnissen und menschlichem Miteinander sehnen, klargeworden. Auch klar ist, dass beide Seiten die Vorteile von digitalen Ereignissen zu schätzen gelernt haben. Mittlerweile gehören Videokonferenzen zum vollständig Arbeitsalltag dazu und sind kaum noch wegzudenken. Hierbei ist nicht nur die Zeitersparnis sondern auch der Umweltschutz ein großes Thema. Digitale oder auch hybride Events eignen sich besonders wenn das Kommunikationsziel auf Informations- oder Wissensvermittlung ausgerichtet ist. Das zeigen die Erfahrungen der letzten Monate. Ein großer Pluspunkt ist dabei die Möglichkeit, digital eine größere Reichweite zu generieren und neue Zielgruppen zu gewinnen. Für viele Branchen zukunftsweisende Wachstumschancen sind Formate wie Konferenzen, Kongresse aber auch Produktpräsentationen und standortübergreifende Unternehmensthemen.

Zum einen ist es für Teilnehmer, die nicht anreisen können zeitlich flexibler teilzunehmen. Demnach können auch  internationale Gäste digital erreicht werden, da für viele der zeitliche und finanzielle Aufwand einfach zu groß wäre. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist die Einsparung der CO2-Emissionen bei entfallenen Anreisen.

Herausforderungen und Vorteile der unterschiedlichen Event-Formen

Ein Jahres-Kick-off wird dramaturgisch anders konzipiert als ein Messeauftritt oder eine Produktpräsentation. Dabei sollten die Bedürfnisse der Zielgruppe und das Kommunikationsziel nicht außer Acht gelassen werden. Unterschiedliche Formate haben sich aber auch bei digitalen Events entwickelt, die alle ihre Vor- und Nachteile haben.

Komplett digitale Veranstaltungen

Desktop-Broadcastings finden komplett online statt. Einzeln zugeschaltet werden dann Teilnehmer, Moderatoren und weitere Akteure. Hier wurde bewusst auf die Bezeichnung „Event“ verzichtet, da aufgrund der digitalen Möglichkeiten der Erlebnischarakter relativ klein ist.

Vorteile sind zum Beispiel die komplett dezentrale Durchführung für Veranstalter, Publikum und Gäste, die technisch einfache Durchführung, der starke Fokus auf den Content und natürlich die Kosteneinsparung durch den geringen Technikbedarf. Nachteile sind unteranderem der monotone und langweilige Look & Feel, der mangelnde Eventcharakter, die geringe Dauer und die nichtvorhandene Stadionsituation. Das Kommunikationsziel liegt bei der Vermittlung von Inhalten.

Hybride Events

Die Publikumsgruppen und Akteure werden bei einem klassischen hybriden Event live vor Ort und digital zugeschaltet und gleichberechtigt angesprochen.

Bei einem hybriden Event liegt die Herausforderung bei der Konzeptionierung einer gleichberechtigten Eventdramaturgie für alle Teilnehmer. Dabei sollte der Teilnehmer am Bildschirm nicht das Gefühl eines Zaungastes vermittelt bekommen sondern ebenso Erlebnisse erfahren wie ein Teilnehmer, der sich vor Ort befindet.

Das zentrale Bühnenprogramm sollte wenn möglich so konzeptioniert werden, dass beide Publikumsarten unter ihren jeweiligen Rahmenbedingungen ein möglichst ähnliches Veranstaltungserlebnis erfahren. Natürlich können Teile des Events sich für das jeweilige Publikum richten. Beispielsweise könnte den digitalen Teilnehmern ein Behind-the-scenes Interview mit den Vortragsrednern präsentiert werden, während sich die präsenten Teilnehmer in die Mittagspause begeben. Vorteile bei hybriden Events sind zum einen die Publikumsreaktionen wie Applaus und das Lachen vor Ort, wodurch sich eine Liveatmosphäre bildet, die sich auf die Akteure auf der Bühne auswirken kann. Zum anderen kann eine beinahe unbegrenzt skalierbare Teilnehmerzahl erreicht werden. Nachteile sind unteranderem die komplexe Konzeptionierung um das digitale- und Livepublikum gleichzeitig zu begeistern und die hochwertige Kameraeinstellung, welche ausschließlich mit einer Arenabestuhlung möglich ist, was natürlich die Wahl der Location stark einschränkt. Außerdem ist es eine kostenintensivere Variante, da alles doppelt anfällt wie zu Beispiel der Technikbedarf und die Planung. Das Kommunikationsziel ist hierbei inhaltlich und emotional.

 

Abschließend lässt sich sagen, dass es in jeder Krise immer wieder neue Möglichkeiten gibt das beste daraus zu machen. Durch das digitale Zeitalter hat man einige Methoden vorliegen um Menschen zu erreichen, denn darum geht es letztendlich bei Events jeglicher Art.

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