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Brauche ich einen Anrufannahme Service (Artikel Titel)

An dieser Stelle ist es effektiver einen Anrufannahme Service einzuschalten, der die Anrufer entgegennimmt. Einfach die Tatsache, dass jemand ran gegangen ist, wirkt schon positiv. Eine Anrufannahme führt dazu, dass ein persönliches Gespräch möglich wird. Hier wird klar, um welche Angelegenheit es sich handelt und wie dringend der Anruf ist. All diese Informationen kann ein Mitarbeiter leicht entgegennehmen und weiterleiten. In der nächsten Instanz kann sich dann jemand entsprechend darum kümmern. Solche Leistungen bringen zufriedene Kunden. Denn wer Kunden das Gefühl gibt für sie da zu sein, der generiert Vertrauen. Vertrauen wiederum ist das Wichtigste, wenn es darum geht eine Verbindung aufzubauen.

 

Was kann ein Anrufannahme Service ?

 

Vor allem kleine Unternehmen, die über keine ausreichenden Mittel an Mitarbeitern verfügen, haben hier die Möglichkeit Ihren Kunden etwas Gutes zu tun und die Erreichbarkeit höchst auszuweiten. Dafür kann ein externer Telefonservice beauftragt werden. Mit Hilfe einer Rufumleitung werden eingehende Telefonate in ein Callcenter überführt. Von außen sieht man das nicht, die Nummer bleibt die gleiche.

 

Anstatt dem Anrufbeantworter, bekommt ein Anrufer eine freundliche Stimme zu hören, die den Anruf entgegennimmt. Für die Anrufer sieht es so aus, als hätte man einfach nur die freundliche Sekretärin in der anderen Leitung.

 

In diesem Gespräch werden die wichtigsten Dinge geklärt. Mit Hilfe einer Schulung werden die Call-Agenten bestens geschult, um die individuelle Arbeit eigenständig zu erledigen. Dadurch entlasten sie die eigenen Angestellten.

 

Der Vorteil für Unternehmen ist, dass keine potenziellen Kunden mehr verloren gehen, weil die Anrufannahme nicht schnell genug erfolgt ist. Zudem hilft eine permanente Erreichbarkeit dabei professionell und kompetent nach außen zu wirken.

 

Tipps im Umgang mit wichtigen Anrufen:

 

  • Kein Anruf sollte verpasst werden

Es gibt im unternehmerischen Bereich kaum etwas, dass einen so sehr bis auf die Knochen blamieren kann, wie wenn jemand anruft und keiner geht ran. Der Anrufer könnte zum Beispiel von einem Unternehmen kommen, das einen Lieferanten sucht. Welchen Eindruck bekommt dieser, wenn er gar keinen Gesprächspartner ans Telefon bekommt? Eines ist sicher, einen zweiten Anruf wird er wohl kaum tätigen. Ein Anrufbeantworter wäre schonmal ein Fortschritt, aber herausragender Service ist das auch nicht.

 

  • Lassen sie Ihre Kunden nicht zu lang warten

Kaum etwas hassen Menschen so sehr, wie in der Warteschleife zu sitzen, weil eine Firma nicht genügend Personal zur Verfügung stellt. Kaum jemand möchte seine wenige freie Zeit im Leben mit Telefonaten verbringen, bei denen sie ewig auf einen Gesprächspartner warten müssen. Vor allem nicht, wenn der kaum mehr macht als weiter verbinden zu einem anderen Team-Kollegen, auf den man erneut warten muss.

 

  • Anrufe dann auch annehmen, wenn man abgelenkt ist.

Wenn Sie solche Kapazitäten nicht haben, dann lassen Sie eine externe Firma die Anrufannahme machen. So viele Anrufer haben die immer gleichen Probleme. Lassen Sie einfach die Telefonisten mit ihnen sprechen. Sie können garantiert einen Großteil der Anrufe abfangen, wiederkehrende Fragen beantworten und die wichtigsten Daten aufnehmen.

 

  • Stets die Höflichkeit beibehalten

Es gibt Firmen, wie zum Beispiel Apple oder Amazon, wenn man bei deren Hotline anruft, dann fühlt man sich als Kunde wirklich wie ein König. Die Mitarbeiter wurden sehr gut darin geschult freundlich zu sprechen und auch in schwierigen Lagen geduldig zu bleiben. So sollte es auch bei Ihnen sein. In Zeiten von Social Media verbreiten sich schlechte Erfahrungen der Kunden wie ein Lauffeuer und man hat schnell ein schlechtes Image weg.

 

  • Kunden immer per Namen ansprechen.

Reden Sie die Person am anderen Hörer immer mit ihrem Namen an. Zumindest dann, wenn er/sie diesen im Gespräch geäußert hat. Denn unbewusst ist das eines der größten Komplimente, dass Sie machen können. Es ist eine ganze simple, aber doch sehr wirksame Maßnahme und Sympathie und Vertrauen aufzubauen.

 

  • Datenschutz

Nicht erst seit der DSGVO ist das Thema Datenschutz ein wichtiges Anliegen. Das gilt auch am Telefon. Erstellen Sie eine genau Dokumentation, was mit den Daten der Anrufer passiert, mit denen die Mitarbeiter sprechen. Es gibt zum Beispiel Leute, die ganz gezielt deswegen telefonieren, um nach Lücken im System zu suchen. Wenn diese bei Ihnen Anrufen und dann eine Regelwidrigkeit in den Datenschutz-Prozessen finden, dann werden sie sofort Klage einreichen und richtig gutes Geld an Ihnen verdienen.

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